申请者跟踪和招聘软件变得越来越重要，以至于即使是小企业也使用ATS来处理大量的数字招聘信息，并对大量的简历进行自动处理，跟踪系统将简历、求职信、商业情报和应聘者研究转化为可搜索的数据，人力资源部门可以使用这些数据来实现企业的许多战略目标。然而，成功的关键在于在评估人才和填补关键职位时使用正确的招聘信息。
企业需要仔细分析招聘信息，以揭示最适合某一特定职位的特征，这些特点成为触发因素或关键字，聪明的申请者使用这些术语来定制简历，并使简历从其他简历中脱颖而出，专业的人力资源可以使用相同的关键词搜索数据库，剔除不合格的候选人，并确定符合多样化招聘要求的申请者。
许多人力资源没有从招聘软件中获得全部价值，因为没有充分利用这些资源，通过使用不同的关键字，招聘信息可以搜索不太明显的应聘者特征，来自简历、求职信和其他候选人通信的信息存储在可操作的数据库中，许多求职者发送数百份简历来应聘不符合条件的职位，这给招聘带来了一个巨大的问题，无法阅读每个空缺职位的数百份简历，而且只有大约四到六个人将被挑选出来进行下一步的面试，而且自动测试系统可以剔除不合格的候选人，使用与职位、经验和资格相关的关键字，可以确定应该花时间阅读哪些简历。
招聘信息可能既费时又令人沮丧，而且代价高昂，跟踪系统和招聘软件可以自动化劳动密集型任务，以便可以更快地确定最佳候选人。
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