公司在招工、用工、退工中必定会涉及员工的个人信息处理,近年来国家已经出台了多项法律法规政策强调对个人信息的保护,包括《中华人民共和国网络安全法》、《民法总则》、《民法典》、《数据安全法(草案)》、《互联网信息服务管理办法》、《关于办理侵犯公民个人信息刑事案件适用法律若干问题的解释》、《网络产品和服务安全审查办法(试行)》、《数据安全管理办法(征求意见稿)》、《网络信息内容生态治理规定》、《信息安全技术 数据出境安全评估指南(征求意见稿)》、《信息安全技术 个人信息安全规范》、《信息安全技术 关键信息基础设施安全检查评估指南(报批稿)》等,这些法律法规政策中均对企业就个人信息安全的保护提出了要求。
(2)基于最小必要原则获取和使用候选人的个人信息
《信息安全技术 个人信息安全规范》第四条规定:“个人信息控制者开展个人信息处理活动应遵循合法、正当、必要的原则,其中最小必要原则是指,只处理满足个人信息主体授权同意的目的所需的最少个人信息类型和数量。”
基于最小必要收集、处理个人信息的原则,企业在收集候选人个人信息时应限于与候选人个人工作能力有关的信息,与候选人家庭、情感等与工作能力无关的信息,不建议企业进行获取。
同样地,基于最小必要原则,个人信息处理目的达成后,信息收集主体应及时删除所获取的个人信息。因此,如果在招聘过程汇总的候选人最终未入职,企业也应当按照法律要求,及时删除所获取的候选人个人信息。
大易云招聘系统为候选人个人信息保驾护航
作为众多企业信赖的招聘管理系统,大易也承担着保障信息安全的的重要责任,为企业招聘过程中的候选人个人信息安全保驾护航。
在系统的招聘业务操作层面,大易云招聘系统通过《用户隐私协议》、《授权声明》确认等步骤,帮助企业合法合规的收集候选人信息,用户在勾选隐私协议和确认使用授权后,才可投递或推荐简历。HR在系统中进行简历转发和分享时,系统会自动提醒注意候选人的个人信息保护,避免违规操作。同时,系统默认候选人简历在系统中存储6个月时间,并自动提醒用户及时处理即将到期的简历。系统日志中可自动记录各项操作,保存痕迹(比如通过系统对外发送的邮件内容及附件等),随时对可疑操作进行追溯。
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